Mag dat op de zaak? 5 typische zomeruitgaven voor ZZP’ers

Het is juni, de zon laat zich vaker zien en de vakantiekriebels beginnen te komen. Als ondernemer ben je waarschijnlijk al plannen aan het maken voor de zomermaanden. En laten we eerlijk zijn: tijdens die zonnige maanden maak je als ZZP’er genoeg kosten. Een zakelijke bespreking op het terras, een nieuwe zonnebril voor onderweg, of misschien wel een laptop die meegaat in de koffer.

Maar pas op: de Belastingdienst houdt in deze periode een extra scherp oogje in het zeil als het gaat om het scheiden van werk en privé. Om te voorkomen dat je bij een controle in de problemen komt, hebben we de 5 meest voorkomende zomeruitgaven voor je op een rij gezet. Wat mag wel op de zaak, en wat absoluut niet?

1. Het terrasje met een (potentiële) klant

Niets is lekkerder dan een zakelijke meeting verplaatsen naar een zonnig terras. De kosten voor de drankjes en de bitterballen mag je gelukkig op de zaak zetten. Dit valt onder 'representatiekosten' of 'gemengde kosten'.

• De fiscale regel: De btw op eten en drinken in de horeca mag je nooit terugvorderen. De bon zelf (inclusief btw) mag je wel als zakelijke kosten opvoeren in je boekhouding. Let wel op de drempel of de standaard aftrek van 80% voor de inkomstenbelasting.
• Tip: Schrijf achter op de bon (of in de omschrijving in je boekhoudpakket) altijd met wie je hebt afgesproken en wat het zakelijke doel was. Een bon voor een terrasje op zondagmiddag met je partner keurt de fiscus uiteraard af.

2. Een zonnebril of zomerkleding

Je moet er representatief uitzien voor je klanten, en een goede zonnebril is essentieel voor de autoritten naar je opdrachten. Toch is de Belastingdienst hier onverbiddelijk: kleding en persoonlijke verzorging zijn privékosten.

• Wanneer mag het wel? Kleding is alleen aftrekbaar als het om werkkleding gaat. Dit betekent dat het uiterlijk herkenbaar moet zijn aan een opgedrukt logo van ten minste 70 $cm^2$. Die stijlvolle designer-zonnebril of die luchtige linnen broek vallen hier dus helaas buiten.

3. Werken vanaf je vakantieadres (Workation)

Steeds meer ZZP’ers kiezen voor een 'workation': overdag een paar uur knallen aan je bedrijf en ’s middags aan het strand liggen. Als je een reis boekt om ergens te gaan werken, mag je dan de kosten aftrekken?

• De fiscale regel: Hier kijkt de fiscus naar het hoofddoel van de reis. Is het doel puur vakantie en klap je af en toe je laptop open om een mailtje te beantwoorden? Dan is de reis privé. Is het hoofddoel zakelijk (bijvoorbeeld een congres of het bezoeken van buitenlandse leveranciers) en plak je er een paar dagen vakantie aan vast? Dan mag je de zakelijke reis- en verblijfskosten wél aftrekken. De privédagen moet je er dan natuurlijk wel uithalen.

4. Een nieuwe laptoptas of koffer

Je hebt een stevige tas of koffer nodig om je laptop, camera en documenten veilig te vervoeren naar opdrachten of je tijdelijke werkplek.

• De fiscale regel: Als je kunt aantonen dat je de tas of koffer voor minimaal 10% zakelijk gebruikt, mag je deze op de zaak kopen. De btw is dan (naar rato van het zakelijke gebruik) aftrekbaar. Koop je een hippe reiskoffer waar alleen kleding in gaat? Dan is het privé. Gaat het om een specifieke laptoptas of een rolkoffer die je aantoonbaar voor je zakelijke apparatuur gebruikt? Dan mag het op de zaak.

5. Reiskosten naar het strand of evenementen

Combineer je het nuttige met het aangename en rijd je op een warme dag naar een klant in de buurt van het strand, om daarna door te lopen naar de zee?

• De fiscale regel: De kilometers die je maakt om bij je klant te komen zijn gewoon zakelijk (of je nu de werkelijke kosten aftrekt via een auto van de zaak, of € 0,21 per kilometer rekent voor je privéauto). De extra kilometers die je eventueel omrijdt voor het privé-uitstapje moet je strikt scheiden en mag je niet zakelijk boeken.

Vind het boekhoudpakket dat bij jouw zomer past

Het correct verwerken van al deze verschillende bonnen en btw-regels kan een hoop uitgezoek zijn. Gelukkig hoef je dit tegenwoordig niet meer handmatig in Excel bij te houden. Met een slim, modern boekhoudprogramma scan je de terrasbon met je smartphone en zet de software de kosten direct in de juiste categorie (inclusief de correcte btw-regeling voor de horeca).

Om te zorgen dat je deze zomer geen kostbare tijd verliest aan je administratie, hebben we op Boekhoudvinder.nl de beste boekhoudsoftware voor ZZP'ers onafhankelijk getest en vergeleken. Vind binnen twee minuten het pakket dat het beste bij jouw onderneming past, zodat jij met een gerust hart kunt gaan genieten van de zon!

Conclusie

Geniet deze zomer volop van de vrijheid van het ondernemerschap, maar blijf logisch nadenken bij het boeken van je kosten. De gouden regel van de Belastingdienst blijft: kosten zijn alleen aftrekbaar als ze zijn gemaakt met het oog op de zakelijke belangen van je onderneming. Twijfel je over een specifieke zomeruitgave? Overleg dan altijd even met je boekhouder of voer het veiligheidshalve privé op om een naheffing te voorkomen.